Datové schránky v praxi Aktuálně

Dne 1.7.2009 nabyl účinnosti nový zákon č. 300/2008 Sb. O elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (dále jen „zákon“). Podle tohoto zákona vzniká povinnost používat od 1.11.2009 datové schránky následujícím subjektům:

• podnikajícím fyzickým osobám, jako jsou advokáti, daňoví poradci nebo insolvenční správci (zde je ovšem uvedena výjimka z povinnosti až do 1.7.2012),
• právnickým osobám zřízeným ze zákona, nebo zapsaným v obchodním rejstříku nebo podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku.

Ostatní si mohou zřídit datovou schránku dle svého uvážení.
Datová schránka slouží k doručování a provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. Konkrétně bude datová schránka využívána k:

• doručování dokumentů orgánů veřejné moci (státních orgánů, orgánů územně samosprávných celků, zdravotních pojišťoven, notářů, soudních exekutorů nebo samosprávných komor zřízených zákonem),
• provádění úkonů vůči těmto orgánům v elektronické podobě,
• vzájemné komunikaci orgánů veřejné moci.

Nutno však dodat, že zákon nestanoví povinnost, aby se tak vždy dělo. Některé úkony orgánů veřejné moci jsou ze zákona z elektronické komunikace vyloučeny a u některých si to, jak se stává, každý úřad vykládá po svém.

Doručování
Dle nového zákona také platí nová pravidla pro doručování:

• dokument bude doručen okamžikem přihlášení oprávněné osoby do datové schránky,
• jestliže se tak nestane do 10 dnů od dodání dokumentu do datové schránky, posledním dnem této lhůty je dokument považován za doručený.

Existují samozřejmě výjimky z doručování, jako na příklad některé typy dokumentů, které se tímto způsobem doručovat nemohou (jsou příliš objemné, nestandardního formátu, apod.) nebo pokud dotčená osoba objektivně prokáže (a „přesvědčí“ příslušného úředníka), že si dokument vyzvednout nemohla a požádá o prominutí „zmeškání úkonu vyzvednutí“. Má na to však pouze 15 dnů od vzniku dané překážky.

Dále platí, že:

• doručení dokumentu prostřednictvím datové schránky má stejné účinky, jako by byl doručen do vlastních rukou. Tato skutečnost však musí být vyznačena v datové zprávě.
• pokud osoba pomocí datové schránky provede úkon vůči orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky (pošle datovou zprávu), má tento úkon stejné účinky jako úkon učiněný písemně a vlastnoručně podepsaný a doba doručení se počítá okamžikem, kdy zpráva dorazila do datové schránky úřadu.

V čem při práci s datovými schránkami nebývá jasno:

• Jak je to s elektronickým podpisem? Musí být zpráva opatřená elektronickým podpisem?
• Jak je to s bezpečností při přihlašování k datovým schránkám?
• Jak se určí čas, kdy kam která zpráva došla?
• Co se stane se zprávami po 90 dnech, kdy budou vymazány z datové schránky a jak nastavit bezpečné doručení a vnitropodnikové zpracování elektronické korespondence?
• Kdy a jak je možno dokumenty konvertovat z datové do papírové formy a naopak? A také kolik nás to bude stát.

Rádi Vám poskytneme nezbytné poradenství. Dodáme a naimplementujeme Document Management System (DMS) včetně workflow a to na míru Vašim požadavkům a finančním možnostem. Máme zkušenosti s vícero systémy pro oběh dokumentů a zpracování datové korespondence doručené prostřednictvím datové schránky.
Nabízíme také využití renomované e-podatelny, která v některých případech může sloužit i jako automatický správce datové schránky umožňující základní distribuci a správu doručených datových zpráv.

V případě zájmu o další informace nás kontaktujte emailem: obchod@aurigasystems.cz nebo telefonicky na čísle +420 725 107 513.